مانند پروژه های خود، نمی خواهید فایل های مهم شما در فضای کاری آنلاین پراکنده یا گم شوند. ضروری است که اسناد، ارائه ها و سایر فایل های مهم خود را سازماندهی کرده و به راحتی در دسترس قرار دهید. به طور خلاصه، آنها باید تنها با یک یا دو کلیک فاصله داشته باشند.
برای اطمینان از این موضوع، از یک سیستم مدیریت فایل آنلاین استفاده کنید. این ابزارها می توانند به شما کمک کنند تا فایل های خود را به صورت ساختاریافته ذخیره، به اشتراک بگذارید و روی آنها کار کنید. در هر زمانی می توانید به فایل های خود در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید. همچنین می‌توانید تغییرات ایجاد شده در اسناد خود را ردیابی کنید، آنها را به نسخه‌های قبلی بازگردانید و مجوزها را مدیریت کنید تا مطمئن شوید که هیچ مزاحمت فردی غیرمجاز با آنها وجود ندارد.
دو گزینه محبوب Dropbox و Google Drive هستند. Dropbox یک رابط کشیدن و رها کردن ساده برای ذخیره فایل‌های شما ارائه می‌دهد که می‌توانید از هر جایی با اتصال به اینترنت به آن دسترسی داشته باشید. از سوی دیگر، گوگل درایو با برنامه های ایجاد اسناد، صفحات گسترده و ارائه رایگان این شرکت یکپارچه شده است.
برای استفاده بهینه از این یا هر برنامه مدیریت فایل دیگری، فایل‌های خود را در پوشه‌ها و زیرپوشه‌هایی با برچسب مشخص سازماندهی کنید. اگر فایل‌ها یا پوشه‌هایی هستند که اغلب نیاز به دسترسی به آنها دارید، آنها را ستاره‌دار کنید یا میانبر برای دسترسی سریع ایجاد کنید. اینها تنها چند نکته از بسیاری از نکات برای سازماندهی Google Drive و سایر پلتفرم های مشابه هستند.
